openSUSE:Programa de ayuda al viaje

Programa de ayuda para viajes

El programa de openSUSE de ayuda para viajes trata de dar soporte con los costes del viaje o de hotel a los usuarios que representan a openSUSE en los diferentes eventos, conferencias y encuentros. El programa paga hasta el 80% del precio del viaje y/o del hotel a aquellos usuarios que de otra manera no se podrían pagar ese desplazamiento. A su vez los usuarios hacen una gran contribución en los eventos e informan a la comunidad de openSUSE sobre lo que hicieron.

El Comité de viajes es el responsable de recopilar todas las peticiones e ideas de la comunidad y trabajar con ellos para decidir cual es la conferencia o el evento más interesante y decidir a quien ayudar y con cuanta cantidad.

El comité de viajes también decide sobre las ayudas para los eventos propios de openSUSE como openSUSE Conference u openSUSE Summit.

Actualmente el Comité está formado por los siguientes miembros:

• Efstathios Iosifidis (embajador planificador de eventos)

• Izabel Valverde (finanzas y planificación)

• Marcel Kühlhorn (embajador planificador de eventos)

Política de viajes

El programa de ayuda para viajes de openSUSE ayuda a los miembros de la comunidad a conseguir sus metas de comunicar la idea y el trabajo de la comunidad de openSUSE y conseguir formar comunidades locales de miembros de openSUSE.

Cualquier embajador o miembro de openSUSE que requiera asistencia para viajar a asistir a un evento para representar a openSUSE puede hacer la petición del patrocinio del viaje.

El Comité de viajes le reembolsará hasta el 80% de los gastos del viaje (billetes de avión, billetes de tren, o de autobús) y/o gastos de alojamiento (hotel, etc...). No se reembolsarán gastos como: comida, tasas, cargos extras de tarjetas de crédito, visas, etc. Todo esto no será reembolsado a ninguna persona que pida cualquier tipo de patrocinio. Una vez que la petición es aprobada, el miembro de la comunidad puede asistir al evento. Posteriormente debe rellenar un formulario y mandarlo con los recibos del viaje a esta dirección: travel-support@opensuse.org dentro de las 2 semanas posteriores de haber regresado del evento para recibir el reembolso de la cantidad acordada.

El Comité de viajes puede buscar una opción más económica y usarla como referencia cuando se decida un patrocinio. Busca la opción más barata y ayuda a ahorrar dinero para que alguien más pueda ser patrocinado y quizás tú de nuevo en el futuro.

El Comité de viajes puede patrocinar a más de una persona para un evento si fuera necesario, en el caso de que vaya a haber un stand o cualquier otra necesidad pero esto dependerá del tipo de evento, de los invitados esperados al evento, la variedad de gente que vaya a asistir o cualquier otra razón. Se dará prioridad a los oradores que presenten temas de openSUSE, personal de la organización de exposiciones u otras actividades de promoción de openSUSE.

Se necesita una evidencia de su participación activa en la comunidad de openSUSE antes de que sea considerada su petición para el programa de ayuda al viaje. El Comité de viajes espera que continúe activo en el área del proyecto de openSUSE en que el este involucrado antes de volver a patrocinarle.

El comité de viajes normalmente no patrocina a la misma persona dos veces en un corto período de tiempo o en menos de 30 días. Nuestra meta es dar la oportunidad a la mayor parte de personas posibles para asistir al mayor número de eventos disponibles. Pueden producirse excepciones cuando estas estén justificadas y se hayan planificado con antelación.

Reglas a seguir

Si finalmente eres patrocinado hay una serie de reglas que debes seguir:

• Escribir un informe sobre la conferencia o evento. Las charlas a las que has asistido, las actividades en las que has participado, la gente con la que te has encontrado, etc. Preferiblemente publicándolas en un blog o similar.
• Escribir también que has sido patrocinado.
• Ser capaz de educar o de ayudar a otras personas que quieran implicarse con openSUSE, ayudar en cualquier actividad de openSUSE, por ejemplo en tareas en los stands, etc...
• Si tienes problemas y finalmente no puedes asistir al evento, informa cuanto antes al Comité de viajes. Y recuerda que en ese caso no se te pagaran los gastos que hubiera.

Excepciones

El Comité de viajes puede ocasionalmente patrocinar a gente que no son miembros activos de openSUSE. Por ejemplo para actividades como Google Summer of Code o para necesidades locales para cubrir la asistencia de openSUSE en conferencias importantes o necesidades del evento.

El proceso...

• Primero, asegúrate de que la conferencia o el evento es importante para openSUSE.

• La propuesta debe ser enviada al Comité 6 semanas antes del evento.

Si vais a asistir un grupo de personas al evento, por favor coordinaros, dejad que enviemos a uno de vosotros a la conferencia completa. De esa manera, si no podemos financiaros a todos, podéis discutir entre vosotros quién debería ir en vez de dejarnos a nosotros hacer eso. Aseguraros de comunicaros con nosotros poniendo en los correos “con copia” CC a todos los implicados, así sabemos todos que es lo que se está decidiendo.

• Manda la petición a esta dirección: https://connect.opensuse.org/travel-support/

• Espera pacientemente las preguntas o sugerencias sobre tu petición que tengamos que hacerte.

• Cualquier información extra que se te requiera, por favor facilítala lo antes que te sea posible para agilizar el proceso.

• Espera una confirmación de tu aprobación, o si se está demorando demasiado, no dudes en ponerte en contacto con cualquiera de los miembros del comité.

La respuesta sobre el patrocinio será enviada por correo electrónico en respuesta a la petición hecha. La información contenida en la respuesta esbozará la cantidad máxima que será aprobada. La cantidad real de reembolso se basará en los recibos presentados y no excederá la cantidad del reembolso aprobado.

• Los recibos de reembolso presentados deben contener los gastos desglosados.

• Después de recibir la respuesta afirmativa de que se te patrocinará compra tus billetes y/o haz tus reservas.

• Después del evento, tienes 2 semanas para enviarnos los recibos correspondientes de los billetes y el alojamiento y formulario rellenado. Si no están en inglés o el recibo tiene una gran cantidad de información, por favor marca claramente el total y el propósito. Los recibos enviados después de esa fecha no serán reembolsados.

• Danos algo de tiempo para hacer el pago, enviar dinero a una parte del mundo puede llevar algo de tiempo. Nos esforzamos para pagar a todo el mundo dentro de 3 semanas desde que nosotros recibimos el formulario y los recibos. El método de reembolso (cheque, bancario o transferencia bancaria) puede variar de un país a otro.

• Si no obtienes una respuesta afirmativa, esto puede ser debido a varias razones, por ejemplo que no queda dinero, que no has dado suficiente información sobre el evento, quizás no es muy relevante para openSUSE, hay otra gente de openSUSE planeando asistir al mismo evento o conferencia.

Importante saber...

• Se paciente.
• Si está durando demasiado la respuesta y los precios suben, o algo parecido, por favor avisa a uno de los miembros del comité
• NO COMPRES NADA HASTA QUE TE HAYAMOS DADA UNA CONFIRMACIÓN CLARA DE ACEPTACIÓN DE TU PROPUESTA, que la hayas mandado no significa que sea aprobada, y si no obtienes respuesta tampoco significa que haya sido aprobada .
• Trata de conseguir la mejor oferta para billetes o alojamiento, consulta en varias compañías, o en diferentes rutas. Recuerda que tú tendrás que pagar el 20% y el comité puede verificar la cantidad requerida buscando las mejores ofertas en páginas públicas (Por ejemplo KAYAK, Decolar, Expedia, e-Dreams, ...)
• Por favor encuentra un compañero de habitación para ahorrar en los gastos de alojamiento donde sea posible.
• Pide sólo por lo que necesitas. Si puedes pagar parte de tu billete o alojamiento, estaremos muy agradecidos, ya que significará que podremos ayudar a más gente.
• Se responsable, el dinero que ahorras lo utilizaremos para pagar a alguien más o puede que a ti mismo en otra ocasión.
• No reservamos billetes, o el hotel para ti, debes preocuparte tú mismo de eso. Si eso es un gran problema para ti, puedes contactar con nosotros, ya que a veces es posible hacer una excepción dependiendo de las circunstancias.
• Esto no es un servicio completo, ayudamos con los gastos de viaje o alojamiento, pero no cubrimos otros gastos como la comida, seguros, visa...

¡Recuerda!

• Si tu billete o el viaje se ha encarecido desde que la cantidad a pagarte se confirmó, el gasto añadido no será pagado.
• Si no asistes al evento, no se efectuará ningún pago.
• Si no presentas los recibos, no se efectuará ningún pago.
• En caso de que el viaje o el hotel sean pagados previamente por el comité y si no asistes al evento, ¡te mandaremos la factura!
• Esperamos que allí donde asistas, te comportes de manera adecuada y de acuerdo a los principios de openSUSE al igual que debes cumplir las leyes y regulaciones locales.
• Si se presentan problemas debido a tus acciones o debido a circunstancias externas, la responsabilidad es tuya. ¡No garantizamos asistencia ni seguros de ningún tipo!
• Si después del evento no escribes un pequeño informe del evento, no se efectuará ningún pago.
• Si después de ser financiado no continuas contribuyendo con openSUSE, no se te aprobarán nuevas esponsorizaciones en el futuro.

NOTA: Como se ha dicho anteriormente, en casos excepcionales en vez de reembolsarte el dinero a la vuelta del evento, podemos pagar tu viaje o el hotel por adelantado o directamente. Si ese es el caso, el Comité de viajes dejará este punto bien claro. Ten en cuenta que esto te da la misma responsabilidad que si lo hubieras pagado tu mismo. Eres responsable de la asistencia, presencia y estar presente puntualmente, etc. Por ejemplo problemas relacionados con la pérdida de aviones, daños en las habitaciones del hotel son totalmente responsables de la persona que es financiada.

Cualquier coste extra relacionado con la mala conducta o con no seguir la reglas que provoque la persona esponsorizada será su única responsabilidad. Estos cargos extras, incluyendo si no asistes, te serán cargados a ti y deberás ser tú quien los pague.

Lista rápida de financiación del viaje

Antes del evento...

• Realiza la petición de financiación del viaje mediante un correo a esta dirección https://connect.opensuse.org/travel-support/ y explica: los costes y cuanto es lo que pides, da información sobre el evento y que lo relaciona con openSUSE, y en que actividades con openSUSE vas a asistir o vas a realizar.
• Una vez que recibas la confirmación del Comité de viajes, sigue adelante y realiza la reserva.
• Pide DVD u otro material que necesites mediante este enlace: http://software.opensuse.org/promodvd

Después del evento...

• Manda tus reembolsos directamente (como máximo dos semanas después del evento)
• Escribe un informe público sobre el evento
• Dependiendo de tu país, o tu sistema bancario local y los sistemas de pago mejor para ambos, trataremos de pagarte tu dinero tan pronto como nos sea posible. Normalmente esto puede variar entre algunos días o unas pocas semanas.

Nota:

“Estas reglas pueden estar sujetas a cambios por necesidades del Comité de viajes”